Google Docs очень хороший сервис по работе с документами для тех – кто хочет редактировать документы в любой точке земного шара, не таская файлы с собой на флешке. В нем есть не мало полезных функций: чего стоит хотя бы доступ сразу нескольких человек из разных точек земного шара, причем работать они могут одновременно. Те у кого есть аккаунт Google – я думаю уже оценили открытие, создание и работу с веб-офисным пакетом Google Docs, но и им будет полезна данная статья. Постараемся сегодня раскрыть некоторые полезные трюки Google Docs:
1. Автономный доступ:
Тем кто считает, что с Google Docs можно работать только при подключенном интернете – вы ошибаетесь, документы могут быть доступны в автономном режиме, просто обновляться на сервере они будут при подключении к интернету. Данная функция позволяет просматривать, создавать новые документы пока у вас отсутствует интернет, а при подключении – все изменения сохранятся на сервере.
Автономный доступ возможен через Google Chrome, а тем кто считает данный браузер плохим скажу – проверьте лишние программы на компьютере, расширения браузера, разные тулбары, возможно именно они виноваты в торможении браузера… Чтобы включить, или проверить включен ли автономный доступ:
- нажмите на шестеренку в правом верхнем углу сайта и откройте Настройки
- во вкладке “Общие” поставьте галочку на “Оффлайн-доступ” и нажмите “Готово”. Чтобы открыть документы без интернета – нужно открывать сайт Google Drive в Chrome
2. Работа нескольких человек в реальном времени:
В Microsoft Office нет такой совместимости как в Google Docs. Если в офисе от майкрософт вам нужно отредактировать документ и отправить его почтой для доработки другому человеку, причем не факт, что у него подходящая версия офиса, и он сможет понять все формулы… То в Google Docs у всех документы открываются одинаково, обновления все видят в реальном времени, и не нужно ничего пересылать почтой. Достаточно раз дать доступ на редактирование документа или просто его чтение, и все изменения будут видны другим пользователям, или они параллельно с вами смогут его редактировать, и вы в реальном времени будете видеть их комментарии.. Открываем доступ к документу в реальном времени:
- выделяем файл, нажимаем на “Открыть доступ к объекту”
Google Docs настроить доступ - можно “включить доступ по ссылке” и разослать нужным людям ее, а можно дать доступ определенным людям по их почте. Плюс выбрать, что они могут: редактировать, комментировать или просматривать
Теперь если вы будете редактировать документ и на другом компьютере кто-то откроет данный документ, то он будет видеть одним цветом свой курсор и другим цветом чужой… Наведя на другой курсор – видим фамилию и имя человека редактирующего документ, и все данные которые он введет -будут сразу же вам видны, а если вы введете данные – он тоже их увидит и ему будет видно, что он не один редактирует документ :). Проще говоря – вдвоем веселее и быстрее 🙂
3. Опубликовать документ:
Можно обойтись без предоставления доступа каждому человеку в отдельности, и опубликовать документ в интернете. Пару щелчков мыши и у вас есть ссылка в интернете, с помощью которой любой человек сможет открыть данный документ из любой точки земного шара. Возможно вы просто ссылку вставите у себя на сайте, а может поделитесь ссылкой на каком-то форуме, в любом случаи вещь нужная 🙂
- в открытом документе заходим в “Файл” – “Опубликовать в интернете”
- настройте параметры публикации: выбираем весь документ опубликовать или только один лист, публиковать каждый раз его при обновлении или нет, и после нажатия “Начать публикацию” – внизу появиться ссылка на документ в интернете
Теперь делимся ссылкой, и все желающие сразу смогут увидеть документ, но без прав редактирования
4. Проверка правописания:
Данной функции не было долгое время в документе, но теперь можно быстро пролистать документ и исправить все ошибки:
- в самом документе нажимаем “Инструменты” – “Проверка правописания”
- выбираем из списка нужные слова для замены или сами пишем правильные
Можно воспользоваться быстрыми клавишами для перемещения между ошибками документов: Ctrl +’ показывает следующею опечатку, а если нажимать Ctrl+ ; – то ищет опечатки в ранее написанном тексте (плюс нажимать не нужно, а то будет искать опечатку и увеличивать масштаб 🙂 )
5. Найти и вставить ссылку:
Если вам в документе нужно вставить ссылку – не нужно ее искать в новой вкладке, а потом привязывать, достаточно пару кликов и в самом документе откроется поиск нужной вам страницы:
- выделяем текст к которому вы хотите привязать ссылку и нажимаем правой клавишей мыши, выбираем “Ссылка”. Можно воспользоваться быстрыми клавишами Ctrl+K
- находим нужную нам ссылку и нажимаем “применить”
6. Настройка стиля текста:
В принципе ничего нового, как и в обычном офисе вы можете выделять текст и применять к нему разные стили форматирования -выбрав в списке нужный
также вы можете изменить шрифт текста, его стиль и запомнить этот выбор, чтобы в будущем применять для другого текста. Выделив правильный шрифт и стиль – выбираем “Заголовок” – “Подзаголовок” – “Обновить подзаголовок в соответствии с выделенным фрагментом”
Поменяв стили – можно сохранить их на будущее, чтобы и в других документах можно было задать тот же стиль, с тем же шрифтом и т.д.: в меню нужно выбрать “Настройки” – “Сохранить как стили по умолчанию”
7. Создать персональный словарь:
Как и в обычном офисе вы можете создать словарь из собственных слов, чтобы правописание не подчеркивало их и знало, что они правильные. Зачастую туда помещают фамилии, иногда нецензурные выражения 🙂 – ну в общем вы поняли, функция относительно нужная…
- нажимаем на подчеркнутое нужное слово правой клавишей мыши и выбираем “Добавить в пользовательский словарь”
Чтобы посмотреть весь словарь, добавить что-то или удалить лишнее – заходим в “Инструменты” => “Пользовательский словарь”
8.Копирование и вставка в веб-буфер обмена:
Что-то похоже как на компьютере, вы копируете какой-то текст, картинку и т.д. в буфер, потом вставляете ее в нужном месте. А в Google Docs веб-буфер обмена привязан к вашему Google аккаунту, по этому все что вы скопируете в веб-буфер будет следовать за вашим аккаунтом на всех компьютерах и устройствах, где вы зайдете под собой. Может и удобная вещь, но я пока не придумал на кой она мне нужна….
То, что вы скопируете в веб-буфер – будет там находиться 30 дней до очистки, если вы сами не очистите зайдя в “Правка” => “Веб-буфер обмена”
9. Установить дополнение:
Если стандартных функций вам мало – можно покопаться в дополнениях и поставить нужные. Для этого нужно зайти в “Дополнения” => “Установить дополнения” => выбрать нужное и установить
есть еще много стандартных функций, сегодня их описывать не будем, а разберем наиболее интересные в будущих статьях. Google Docs постоянно развиваются и возможно скоро отпадет надобность в установленном офисе на компьютер, но это все лишь будущее, а пока нужно жить, чтобы увидеть чем все закончится … Удачи вам 🙂
Читайте также: Как сохранить закладки браузеров перед переустановкой;