Microsoft Office позволяет шифровать ваши документы и PDf-файлы, что дает возможность защитить ваш документ с помощью пароля. Другими словами, если на документ вы установите пароль – то никто без него его не откроет.
В сегодняшней статье мы расскажем как защитить паролем документы и Pdf-файлы. Инструкция создана в Office 2016 но подойдет и для других версий офиса.
Насколько безопасно защищать документ паролем?
Ранее от Office 95 до Office 2003 схема шифрования была очень слабой, и ее можно было легко обойти с помощью программного обеспечения для взлома паролей.
В Office 2007 и выше Майкрософт более серьезно подошла к безопасности, и перешли на Advanced Encryption Standard (AES). Теперь если вы зададите пароль на документ – взломать его будет очень сложно, и в теории ваш документ будет в полной безопасности.
В защите документа можно задать пароль на редактирование документа. То есть человек без пароля сможет просматривать документы, но не редактировать. Такой вид защиты может быть легко взломан и удален. По этому, если устанавливать пароль – то желательно на весь документ.
Второе предостережение: шифрование пароля работает хорошо, если вы сохраняете документы в современных форматах, таких как docx. Если вы сохраните документ в старом формате, таком как doc – офис будет использовать старый и слабый вид шифрования.
В общем, если вы сохраняете документы в современном формате и задаете пароль для всего документа – ваши документы в безопасности.
Как защитить документы Office с помощью пароля
Чтобы защитить, то есть задать на любой документ Office пароль – нужно для начала его открыть (это наверное “самое сложное” 🙂 ). Без разницы, что вы откроете – Word, Excel, PowerPoint или Access. В открытом документе заходим в “Файл” слева вверху => Сведения => нажмите на кнопку “Защита документа” => Зашифровать с использованием пароля.
В Word данная кнопка “Защита документа”, в Excel – “Защита книги”, в PowerPoint – “Защита презентации”, в Microsoft Access – Защита паролем. Но кругом эта кнопка находится в “Сведения”.
Также с помощью данной кнопки вы можете просто ограничить редактирование, чтобы люди без пароля могли видеть документ, но не редактировать. Для этого выберите “Ограничить редактирование”. Но как писалось выше – это не безопасно.
Придумайте и введите пароль, после чего нажмите “ОК”. Чем сложнее пароль – тем тяжелее подобрать его, если вы укажите в качестве пароля свой день рождения -то не удивляйтесь, если его откроют без проблем. Хотя может таким способом вы заставите подчиненных запомнить когда у вас именины 🙂 Лучше всего использовать цифры, буквы и знаки, чтобы всё было.
Если вы забыли пароль – забудьте и про документ, взломать его будет очень сложно…
В окне подтверждении введите пароль еще раз и нажмите “ОК”
Теперь сохраните и закройте документ, и если вы откроете его снова- у вас затребуют пароль для его открытия.
Чтобы убрать пароль – зайдите в “Файл” => Сведения => нажмите на “Защита документа” => Зашифровать с использование пароля => поле для ввода пароля оставьте пустым и нажмите “ОК”=> пароль будет удален из документа.
Как создать защищенный паролем PDF-файл
Также можно экспортировать любой документ Office в PDF-файл, и защитить его паролем.
Откройте документ Office (Word, Excel, PowerPoint) => зайдите в “Файл” => Экспорт => Создать документ PDF/XPS => нажмите на кнопку “Создать PDF/XPS”
В открывшемся окне выберите “Параметры” => поставьте галочку в поле “Зашифровать документ с помощью пароля” и нажмите “ОК”
Придумайте и введите пароль в поле “Пароль” и “Подтверждение” => нажмите “ОК”. Постарайтесь его не забыть, чтобы не столкнуться с “приятным” времяпровождением с темой “Угадай, чтобы я мог сюда написать”.
Выберите место для сохранения PDF-файла, и нажмите “Опубликовать”.
Теперь найдите сохраненный PDF-файл и попытайтесь открыть, во время его открытия у вас запросит пароль.
Данная функция позволит Вам защищать важные документы. На сегодня всё, если есть дополнения -пишите комментарии! Удачи Вам 🙂