Google Docs  очень хороший сервис по работе с документами  для тех — кто хочет редактировать документы в любой точке земного шара, не таская файлы с собой на флешке. В нем есть не мало полезных функций: чего стоит хотя бы доступ сразу нескольких человек из разных точек земного шара, причем работать они могут одновременно. Те у кого есть аккаунт Google —  я думаю уже оценили открытие, создание и работу с веб-офисным пакетом Google Docs, но и им будет полезна данная статья. Постараемся сегодня раскрыть некоторые полезные трюки Google Docs:

1. Автономный доступ:

Тем кто считает, что с Google Docs можно работать только при подключенном интернете — вы ошибаетесь, документы могут быть доступны в автономном режиме, просто обновляться на сервере они будут при подключении к интернету.  Данная функция позволяет просматривать, создавать новые документы пока у вас отсутствует интернет, а при подключении — все изменения сохранятся на сервере.

Автономный доступ возможен через Google Chrome, а тем кто считает данный браузер плохим скажу — проверьте лишние программы на компьютере, расширения браузера, разные тулбары, возможно именно они виноваты в торможении браузера…  Чтобы включить, или проверить включен ли автономный доступ: 

20150130

Автономный доступ Google Docs

  •  во вкладке «Общие» поставьте галочку на «Оффлайн-доступ» и нажмите «Готово». Чтобы открыть документы без интернета — нужно открывать сайт Google Drive в Chrome
201501301

Автономный доступ Google Docs

 

2. Работа нескольких человек в реальном времени:

В Microsoft Office нет такой совместимости как в Google Docs. Если в офисе от майкрософт вам нужно отредактировать документ и отправить его почтой для доработки другому человеку, причем не факт, что у него подходящая версия офиса, и он сможет понять все формулы… То в Google Docs у всех документы открываются одинаково, обновления все видят в реальном времени, и не нужно ничего пересылать почтой. Достаточно раз дать доступ на редактирование документа или просто его чтение, и все изменения будут видны другим пользователям, или они параллельно с вами смогут его редактировать, и вы в реальном времени будете видеть их комментарии.. Открываем доступ к документу в реальном времени:

  • выделяем файл, нажимаем на «Открыть доступ к объекту»

    201501302

    Google Docs настроить доступ

  •     можно «включить доступ по ссылке» и разослать нужным людям ее, а можно дать доступ определенным людям по их почте. Плюс выбрать, что они могут: редактировать, комментировать или просматривать
201501303

Google Docs настроить доступ

Теперь если вы будете редактировать документ и на другом компьютере кто-то откроет данный документ, то он будет видеть одним цветом свой курсор и другим цветом чужой… Наведя на другой курсор — видим фамилию и имя человека редактирующего документ, и все данные которые он введет -будут сразу же вам видны, а если вы введете данные — он тоже их увидит и ему будет видно, что он не один редактирует документ :). Проще говоря — вдвоем веселее и быстрее 🙂

201501304

Google Docs настроить доступ

 

3. Опубликовать документ:

Можно обойтись без предоставления доступа каждому человеку в отдельности, и опубликовать документ в интернете. Пару щелчков мыши и у вас есть ссылка в интернете, с помощью которой любой человек сможет открыть данный документ из любой точки земного шара. Возможно вы просто ссылку вставите у себя на сайте, а может поделитесь ссылкой на каком-то форуме, в любом случаи вещь нужная 🙂

  • в открытом документе заходим в «Файл» — «Опубликовать в интернете»
201501305

Google Docs опубликовать документ

  •  настройте параметры публикации: выбираем весь документ опубликовать или только один лист, публиковать каждый раз его при обновлении или нет, и после нажатия «Начать публикацию» — внизу появиться ссылка на документ в интернете
201501306

Google Docs опубликовать документ

Теперь делимся ссылкой, и все желающие сразу смогут увидеть документ, но без прав редактирования

201501307

Google Docs опубликовать документ

 

4. Проверка правописания:

Данной функции не было долгое время в документе, но теперь можно быстро пролистать документ и исправить все ошибки:

  • в самом документе нажимаем «Инструменты» — «Проверка правописания»
201501308

Google Docs проверка правописания

  •  выбираем из списка нужные слова для замены или сами пишем правильные
201501309

Google Docs проверка правописания

Можно воспользоваться быстрыми клавишами для перемещения между ошибками документов: Ctrl +’   показывает следующею опечатку, а если нажимать Ctrl+ ; — то ищет опечатки в ранее написанном тексте (плюс нажимать не нужно, а то будет искать опечатку и увеличивать масштаб 🙂 )

5. Найти и вставить ссылку:

Если вам в документе нужно вставить ссылку — не нужно ее искать в новой вкладке, а  потом привязывать, достаточно пару кликов и в самом документе откроется поиск нужной вам страницы:

  • выделяем текст к которому вы хотите привязать ссылку и нажимаем правой клавишей мыши, выбираем «Ссылка». Можно воспользоваться быстрыми клавишами Ctrl+K
2015013010

Google Docs вставить ссылку в документ

  •   находим нужную нам ссылку и нажимаем «применить»
2015013011

Google Docs вставить ссылку в документ

 

6Настройка стиля текста:

В принципе ничего нового, как и в обычном офисе вы можете выделять текст и применять к нему разные стили форматирования -выбрав в списке нужный

2015013012

Google Docs настройка стиля

также вы можете изменить шрифт текста, его стиль и запомнить этот выбор, чтобы в будущем применять для другого текста. Выделив правильный шрифт и стиль — выбираем «Заголовок» — «Подзаголовок» — «Обновить подзаголовок в соответствии с выделенным фрагментом»

2015013013

Google Docs настройка стиля

Поменяв стили — можно сохранить их на будущее, чтобы и в других документах можно было задать тот же стиль, с тем же шрифтом и т.д.:  в меню нужно выбрать «Настройки» — «Сохранить как стили по умолчанию»

2015013014

Google Docs настройка стиля

 

7. Создать персональный словарь:

Как и в обычном офисе вы можете создать словарь из собственных слов, чтобы правописание не подчеркивало их и знало, что они правильные. Зачастую туда помещают фамилии, иногда нецензурные выражения 🙂 — ну в общем вы поняли, функция относительно нужная…

  •   нажимаем на подчеркнутое нужное слово правой клавишей мыши и выбираем «Добавить в пользовательский словарь»
2015013015

Google Docs персональный словарь

Чтобы посмотреть весь словарь, добавить что-то или удалить лишнее — заходим в «Инструменты» => «Пользовательский словарь»

2015013016

Google Docs персональный словарь

 

8.Копирование и вставка в веб-буфер обмена:

Что-то похоже как на компьютере, вы копируете какой-то текст, картинку и т.д. в буфер, потом вставляете ее в нужном месте. А в Google Docs веб-буфер обмена привязан к вашему Google аккаунту, по этому все что вы скопируете в веб-буфер будет следовать за вашим аккаунтом на всех компьютерах и устройствах, где вы зайдете под собой. Может и удобная вещь, но я пока не придумал на кой она мне нужна….

То, что вы скопируете в веб-буфер — будет там находиться 30 дней до очистки, если вы сами не очистите зайдя в «Правка» => «Веб-буфер обмена»

2015013017

Google Docs веб-буфер обмена

 

9. Установить дополнение:

Если стандартных функций вам мало — можно покопаться в дополнениях и поставить нужные. Для этого нужно зайти в «Дополнения» => «Установить дополнения» => выбрать нужное и установить

2015013018

Google Docs установить дополнения

есть еще много стандартных функций, сегодня их описывать не будем, а разберем наиболее интересные в будущих статьях. Google Docs постоянно развиваются и возможно скоро отпадет надобность в установленном офисе на компьютер, но это все лишь будущее, а пока нужно жить, чтобы увидеть чем все закончится …  Удачи вам 🙂

 

Читайте также: Как сохранить закладки браузеров перед переустановкой;

Как войти в Биос и изменить метод загрузки;

Как восстановить не сохраненный документ Word.

Оставить комментарий

Ваша почта не будет опубликована