Microsoft Office позволяет шифровать ваши документы и PDf-файлы, что дает возможность защитить ваш документ с помощью пароля. Другими словами, если на документ вы установите пароль - то никто без него его не откроет.

В сегодняшней статье мы расскажем как защитить паролем документы и Pdf-файлы. Инструкция создана в Office 2016 но подойдет и для других версий офиса.

Насколько безопасно защищать документ паролем?

Ранее от Office 95 до Office 2003 схема шифрования была очень слабой, и ее можно было легко обойти с помощью программного обеспечения для взлома паролей.

В Office 2007 и выше Майкрософт более серьезно подошла к безопасности, и перешли на Advanced Encryption Standard (AES). Теперь если вы зададите пароль на документ - взломать его будет очень сложно, и в теории ваш документ будет в полной безопасности.

В защите документа можно задать пароль на редактирование документа. То есть человек без пароля сможет просматривать документы, но не редактировать. Такой вид защиты может быть легко взломан и удален. По этому, если устанавливать пароль - то желательно на весь документ.

Второе предостережение: шифрование пароля работает хорошо, если вы сохраняете документы в современных форматах, таких как docx. Если вы сохраните документ в старом формате, таком как doc - офис будет использовать старый и слабый вид шифрования.

В общем, если вы сохраняете документы в современном формате и задаете пароль для всего документа - ваши документы в безопасности.

Как защитить документы Office с помощью пароля

Чтобы защитить, то есть задать на любой документ Office пароль - нужно для начала его открыть (это наверное "самое сложное" 🙂 ).  Без разницы, что вы откроете - Word, Excel, PowerPoint или Access. В открытом документе заходим в "Файл" слева вверху =>  Сведения =>  нажмите на кнопку "Защита документа" =>  Зашифровать с использованием пароля.

В Word данная кнопка "Защита документа", в Excel - "Защита книги", в PowerPoint -  "Защита презентации", в Microsoft Access - Защита паролем. Но кругом эта кнопка находится в "Сведения".

Также с помощью данной кнопки вы можете просто ограничить редактирование, чтобы люди без пароля могли видеть документ, но не редактировать. Для этого выберите "Ограничить редактирование". Но как писалось выше - это не безопасно.

20160503-min

Придумайте и введите пароль, после чего нажмите "ОК". Чем сложнее пароль - тем тяжелее подобрать его, если вы укажите в качестве пароля свой день рождения -то не удивляйтесь, если его откроют без проблем. Хотя может таким способом вы заставите подчиненных запомнить когда у вас именины 🙂 Лучше всего использовать цифры, буквы и знаки, чтобы всё было.

Если вы забыли пароль - забудьте и про документ, взломать его будет очень сложно...

201605031-min

В окне подтверждении введите пароль еще раз и нажмите "ОК"

201605032-min

Теперь сохраните и закройте документ, и если вы откроете его снова- у вас затребуют пароль для его открытия.

201605033-min

Чтобы убрать пароль - зайдите в "Файл" => Сведения => нажмите на "Защита документа" => Зашифровать с использование пароля => поле для ввода пароля оставьте пустым и нажмите "ОК"=> пароль будет удален из документа.

Как создать защищенный паролем PDF-файл

Также можно экспортировать любой документ Office в PDF-файл, и защитить его паролем.

Откройте документ Office (Word, Excel, PowerPoint) => зайдите в "Файл" => Экспорт => Создать документ PDF/XPS => нажмите на кнопку "Создать  PDF/XPS"

201605035-min

В открывшемся окне выберите "Параметры" =>  поставьте галочку в поле "Зашифровать документ с помощью пароля" и нажмите "ОК"

201605037-min

Придумайте и введите пароль в поле "Пароль" и "Подтверждение" => нажмите "ОК". Постарайтесь его не забыть, чтобы не столкнуться с "приятным" времяпровождением с темой "Угадай, чтобы я мог сюда написать".

201605038-min

Выберите место для сохранения PDF-файла, и нажмите "Опубликовать".

201605039-min

Теперь найдите сохраненный PDF-файл и попытайтесь открыть, во время его открытия у вас запросит пароль.

2016050310-min

Данная функция позволит Вам защищать важные документы. На сегодня всё, если есть дополнения -пишите комментарии! Удачи Вам 🙂

Об авторе

Разнорабочий в области IT. Занимается поддержкой пользователей, сопровождением программного обеспечения.

А ещё у нас есть

Оставить комментарий

Ваша почта не будет опубликована